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EXPLICATIONS GENERALES

Une base de données est composée d’un ensemble de tables pouvant communiquer entre elles.

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Les tables partagées avec l’ensemble de l’équipe se trouvent dans Outils communs.

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Une table est un jeu de données défini par un certain nombre de champs (ou colonnes) dont le type varie en fonction des données qu’ils doivent accueillir. Un jeu de données est composé de plusieurs lignes.

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Une vue est une mise en forme particulière d’un jeu de données :

  • selon des critères de filtrage (ex : n’afficher que les lignes dont la date est supérieure à aujourd’hui)

  • selon des critères de regroupement (ex : grouper les lignes par semaine)

  • selon des critères de tri (ex : ordonner de la date la plus ancienne à la plus récente)

  • selon une colorisation particulière (ex : colorer la ligne selon son statut)

  • selon un ordre d’affichage et l’activation ou non de certains champs (ex : n’afficher que le champ date et le titre)

  • selon un affichage particulier : tableau, kanban, formulaire, galerie

De cette manière, il est possible autant de vues que souhaité. Une vue peut être Collaborative (partagée avec les autres collègues) ou Personnelle. Ce choix n’est pas définitif.

La table EVENEMENTS est renseignée pour chaque évènement nécessitant une interaction avec une ou plusieurs de fonctions support, ou entre les services (résidence, diffusion, labo, privatisation...)

La table PLANNING D'ACTIVITES dispose à minima d’une entrée par évènement et est également utilisée pour les activités simples (ex : réunions ou réservation de salles), ainsi que d’une vue filtrée selon chaque activité.

Chaque service dispose d’une table dont les lignes initiales sont générées automatiquement lorsque le champ. SERVICE INTERPELLE est renseigné. Chaque table dispose :

  • d’un champ STATUT est reporté dans la table EVENEMENTS (via un champ rapporté)

  • d’un champ NOTES synchronisé avec le champ correspondant au service dans la table EVENEMENTS

    • Le champ NOTES de la table MÉDIATION est synchronisé avec le champ MÉDIATION de la table EVENEMENTS

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Quelques règles de base

  1. Je ne supprime pas une table, une vue, ou un champ que je n’ai pas créé

  2. Je ne supprime pas une activité si elle est annulée

  3. Je ne renomme pas les champs que je n’ai pas créés

De nombreuses automatisations se déroulent en arrière-plan, dont certaines sont à garder en mémoire :

Évènement

Action

Mise à jour d’une ligne EVENEMENTS

  1. Création de lignes dans les tables des SERVICES INTERPELLE

  2. Création d’une ligne dans la table PLANNING D'ACTIVITES

  3. Création d’une vue spécifique (filtrée) dans la table PLANNING D'ACTIVITES

  4. Création de l’architecture de dossier

    • si la ligne a été restaurée, le dossier sera récupéré depuis 0-LIAISON/TRASH

  1. Régénération du dossier de production en DOCX et PDF dans le dossier 0-LIAISON correspondant à l’activité

    1. Toutes les lignes liées par un champ LIEN VERS UNE TABLE à la table EVENEMENTS sont reportées dans le dossier de production

    2. Les versions précédentes sont stockées dans le dossier 0-LIAISON/ARCHIVES correspondant à l’activité

Pour que ces actions automatiques s’enclenchent,

le champ MISE A JOUR AUTO doit être activé

Suppression d’une ligne EVENEMENTS

  1. Archivage de l’architecture de dossier vers 0-LIAISON/"ANNEE EN COURS"/TRASH

  2. Ajout du statut ACTIVITE SUPPRIME sur les lignes liées

  3. Suppression de la vue spécifique (filtrée) dans la table PLANNING D'ACTIVITES



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