Attachée d'accueil et de billetterie

Mél HUBEAU - mel-hubeau@la-grainerie.net

Missions

Gestion de l'accueil des publics et utilisateur-rices : individuels, adhérent-es, scolaires (en lien avec la médiation), groupes et interlocuteurs professionnels. Suivi des adhésions structures (en lien avec la production et l'administration).
Gestion des informations à destination des publics (signalétique/affichage, newsletter adhérente, permanence téléphonique, mails des boites Accueil et Billetterie en supplément du mail perso Grainerie, fermeture de la salle d'entrainement et/ou de la Grainerie exceptionnellement ou périodiquement) ainsi que l'entretien quotidien de sa mise à disposition et de son approvisionnement en lien avec le pôle c ommunication.
Gestion de l'ouverture et de la fermeture de la salle d'entrainement ainsi que les accès extérieurs de la Grainerie en lien avec le service technique.
Gestion du paramétrage du logiciel de billetterie (Mapado), de la logistique et des différents planning (équipe Grainerie et bénévoles billetterie) concernant les billetteries intra-muros et hors les murs. Suivi quotidien des réservations : état des jauges; invitations pro, compagnie et équipe Grainerie; traitement des réservations des publics spécifiques (scolaires, CE, universités...) et suivi des paiements.
Intermédiaire entre les usager-es de la salle d'entrainement et l'équipe Grainerie, coordination du suivi des activités en lien avec le collège des usager-es de la salle d'entrainement. (bon déroulement des entrainements en journée, respect des jauges, suivi des besoins en matériels et en équipements.)
Coordination des évènements éventuels avec les adhérent-es de la salle d'entrainement, notamment ceux incluant Erasmus+ en lien avec le pôle Européen.
Renfort sur les questions d'accueils en création, notamment lors de l'absence du pôle p roduction : préparation du café des Artistes, gestion des hébergements, accueil des compagnies (veiller à leur adhésion et remise des clés des salles et des hébergements).

Cadre général

Bien que ce soit un seul et même lieu (et gérer par une seule et même personne à l'heure actuelle), le pôle Accueil et le pôle Billetterie sont bien deux pôles différents qui inclut des missions différentes.

Merci de respecter les différents outils de chaque pôle :

Si vous voulez faire part d'une information qui concerne l'accueil des publics, qui doit être adressé aux adhérent-es ou qui concerne l'accueil d'une manière générale, c'est à ce mail ci : accueil@la-grainerie.net et à ce numéro de téléphone : 05 61 24 33 91
Si vous voulez faire part d'une information qui concerne la billetterie : invitations, réservations pour une sortie de résidence, demande de devis pour les scolaires ou les entreprises, c'est à ce mail ci : billetterie@la-grainerie.net et à ce numéro de téléphone : 05 61 24 92 02
Si vous voulez m'inviter à une réunion, me contacter moi directement, c'est à ce mail ci : mel-hubeau@la-grainerie.net

Je ne mets pas mon numéro de téléphone personnel, merci de ne pas le divulguer en dehors de la Grainerie ! A partir de septembre, si je suis à la Grainerie mais que je ne suis pas trouvable à l'accueil, je prendrais le téléphone de la billetterie avec moi, je serais donc joignable au 05 61 24 92 02.

Tâches & missions courantes

En ce moment :

Renouvellement du livret d'accueil : mis à jour en lien avec la DA Grainerie, modifications/ajouts d'informations manquants ou caduc. Changement de l'allure des plans (toujours à la période des têtes de l'Art)
Adaptation des outils d'accueil et de billetterie dans les nouveaux outils proposés par le directeur technique.

Quotidiennes :

Récupérer le courrier dans la boite aux lettres devant le portail
Trier les flyers et affiches devant l'accueil
Gérer les adhésions (individuelles, compagnies, entreprises...)
Gérer la caisse
Suivi des réservations et ventes des billets de spectacles

Hebdomadaires :

Lundi :

Remplissage du tableau blanc de l'entrée avec les informations sur l'occupation des locaux de la semaine.

Mardi :

Préparation du café des artistes
Suivi des réunions (équipe et mensuelle d'activité)
L'accueil est fermée durant toute la matinée : temps pour sociabiliser avec les usager-es de la salle d'entrainement.

Trimestrielles :

Réunion avec les adhérent-es (ainsi que présence du collège des adhérent-es)

Septembre :

En dehors du lancement de saison et des billetteries, arrivée d'un-e service civique pour des missions d'accueil, formation sur ces questions par l'attachée d'accueil et de billetterie en lien avec l'administration.
Ainsi que la formation d'un possible renfort en billetterie.

En décembre et juin :

Préparation et mise en ligne de la billetterie de la saison à venir (première partie en juin et deuxième partie en décembre)
Mise à jour des plannings de l'équipe Billetterie, bénévoles, du tableau d'invitations Equipe Grainerie et création des tableaux d'invitations pro et compagnies, ainsi que les listes pour les sorties de résidences.
Mise à jour des réservations scolaires hors scolaires CE concernant les spectacles de la saison à venir (formulaire déjà remplis mais pas encore rentrés dans le logiciel).