Attachée d'accueil et de billetterie

Mél HUBEAU - mel-hubeau@la-grainerie.net

Missions

Gestion de l'accueil des publics et utilisateur-rices : individuels, adhérent-es, scolaires (en lien avec la médiation), groupes et interlocuteurs professionnels. Suivi des adhésions structures (en lien avec la production et l'administration).
Gestion des informations à destination des publics (signalétique/affichage, newsletter adhérente, permanence téléphonique, mails des boites Accueil et Billetterie en supplément du mail perso Grainerie, fermeture de la salle d'entrainement et/ou de la Grainerie exceptionnellement ou périodiquement) ainsi que l'entretien quotidien de sa mise à disposition et de son approvisionnement en lien avec le pôle communication.
Gestion de l'ouverture et de la fermeture de la salle d'entrainement ainsi que les accès extérieurs de la Grainerie en lien avec le service technique.
Gestion du paramétrage du logiciel de billetterie, de la logistique et des différents planning (équipe Grainerie et bénévoles billetterie) concernant les billetteries intra-muros et hors les murs. Suivi quotidien des réservations : état des jauges; invitations pro, compagnie et équipe Grainerie; traitement des réservations des publics spécifiques (scolaires, CE, universités...) et suivi des paiements.
Intermédiaire entre les usager-es de la salle d'entrainement et l'équipe Grainerie, coordination du suivi des activités en lien avec le collège des usager-es de la salle d'entrainement. (bon déroulement des entrainements en journée, respect des jauges, suivi des besoins en matériels et en équipements.)
Coordination des évènements éventuels avec les adhérent-es de la salle d'entrainement, notamment ceux incluant Erasmus+ en lien avec le pôle Européen.
Renfort sur les questions d'accueils en création, notamment lors de l'absence du pôle production : préparation du café des Artistes, gestion des hébergements, accueil des compagnies (veiller à leur adhésion et remise des clés des salles et des hébergements).

Cadre général

Bien que ce soit un seul et même lieu (et gérer par une seule et même personne à l'heure actuelle), le pôle Accueil et le pôle Billetterie sont bien deux pôles différents qui inclut des missions différentes.

Merci de respecter les différents outils de chaque pôle :

Si vous voulez faire part d'une information qui concerne l'accueil des publics, qui doit être adressé aux adhérent-es ou qui concerne l'accueil d'une manière générale, c'est à ce mail ci : accueil@la-grainerie.net et à ce numéro de téléphone : 05 61 24 33 91
Si vous voulez faire part d'une information qui concerne la billetterie : invitations, ré~~servation~~servations pour une sortie de résidence, demande de devis pour les scolaires ou les entreprises, c'est à ce mail ci : billetterie@la-grainerie.net et à ce numéro de téléphone : 05 61 24 92 02
Si vous voulez m'inviter à une réunion, me contacter moi directement, c'est à ce mail ci : mel-hubeau@la-grainerie.net

Je ne mets pas mon numéro de téléphone personnel, merci de ne pas le divulguer en dehors de la Grainerie ! A partir de septembre, si je suis à la Grainerie mais que je ne suis pas trouvable à l'accueil, je prendrais le téléphone de la billetterie avec moi, je serais donc joignable au 05 61 24 92 02.

Tâches & missions courantes

Quotidiennes :

Récupérer le courrier dans la boite aux lettres devant le portail

Trier les flyers et affiches devant l'accueil

Gérer les adhésions (individuelles, compagnies, entreprises...)

Gérer la caisse

Hebdomadaires :

Lundi :

remplissage du tableau blanc de l'entrée avec les informations sur l'occupation des locaux de la semaine.

Mardi :

Préparation du café des artistes

Suivi des réunions (équipe et mensuelle d'activité)

L'accueil est fermée durant toute la matinée : temps pour sociabiliser avec les usager-es de la salle d'entrainement.