SERVICE TECHNIQUE

• DIRECTION TECHNIQUE / REGIE GENERALE
• ASSISTANAT DIRECTION TECHNIQUE
• REGIE PRINCIPALE
• FONCTIONNEMENT GENERAL
• INFORMATIQUE
• PROBLEMATIQUES

DIRECTION TECHNIQUE / REGIE GENERALE

Nassim OURAMI - nassim-ourami@la-grainerie.net

Missions

• Responsable HSCT / ERP / SSIAP / Technique / DUERP

• Administratif : documentation technique, documents et autorisations réglementaires…

• Gestion de l'embauche d'intermittent·e·s (RH → secrétariat technique par Maylis)

• Responsable investissements / travaux / bâtiment

• Gestion des prestataires et maîtrise d'œuvre

• Budgets : technique / logistique / entretient

• Régie générale / planification : artistique / résidences / événementiel / événements hors les murs

• Maintenance préventive et pluriannuelle

  • accroches scéniques, accroches principales d’agrès cirque (?)

  • matériel scénique et équipements (prestataires)

  • bâtiment (Toulouse métropole - Mme Laurens)

  • petits équipements (en interne)

• Contrôles périodiques et suivi des contrôles

• Animation commission de sécurité

• Encadrement : service technique / service de sécurité / employé·e·s d'entretien

Cadre général

Au regard du nombre d'appels, je vous invite à ne pas communiquer mon numéro de téléphone, mais et à lui préférer de manière générale mon email. Aucun engagement de délai de réponse ne doit être donné sans mon aval.

Service technique

Tous les échanges liés à la technique, à l’occupation et au nettoyage des locaux, à l'hygiène, à la sécurité, aux travaux d’entretien et d’amélioration du bâtiment doivent passer par moi en premier lieu.

J’organiserai et planifierai les activités ensuite dans le temps, pour une transmission à Nicolas (pour la régie technique et petite maintenance), à Jean-Pierre et Joy (pour le ménage) ainsi qu’aux équipes intermittentes.

Tout ce qui, dans un accueil d’activité (au sens large) et à chacune de ses étapes (étude, pré-pro, prod, exploitation, bilan), implique un aspect technique doit systématiquement mettre remonté.

Voici deux cas de figures qui devraient vous permettre de savoir comment me contacter :

• Information urgente, liée à l’exploitation des activités dans l’établissement et sur le site (livraison, panne, accueil de compagnie, départ de feu, accident de personne, problème technique…). Dans ce cas, je vous invite à me trouver (facilement au bureau 🙃) ou à m’appeler.

• Information non urgente, qui n’appelle pas à une action immédiate de ma part ou du service technique. Je préfère le mail ou le post-it sur mon bureau.

Toutes les sollicitations extérieures (stationnements, stockage, dépannage, réservation d'espaces, implantation d'une activité quelconque), c'est donc soit l'un des formulaires soit mon email qu'il vous faudra communiquer.

En résumé : 

1. Information urgente → téléphone, de vive voix ou post-it

2. Information non urgente → email ou post-it

Tâches & missions courantes

Urgentes

• Levée d’observation de la commission de sécurité 2023 (TLSE.MET)

  • Calendrier de travaux pour mise en conformité ERP (L/N/J/X/CTS)

• Réponse à l’Inspection du travail (+ calendrier de mise en conformité)

• Clarification de l’usage des locaux par les compagnies utilisatrices (et EE)

• Clarification de l’usage des locaux par les adhérent·e·s (ERP X)

• Prépa technique Avril / Mai

Générales

• Accueil des prestataires techniques

• Régie générale

• Direction technique

Quotidiennes

• Suivi des demandes de clefs / stationnement / occupation d'espaces
  

• Gestion du chauffage

• Ronde SSIAP

• Encadrement équipe de ménage

• Gestion des consommables hygiène

• Dépannages

Hebdomadaires

• Lundi

  • AM : Accueil des compagnies en résidences

  • PM : CO. DIR.

• Mardi

  • AM : Café des artistes

  • Réunion d'équipe ou réunion CO.DIR / Cadres ou réunion mensuelle d'activité

• Point technique (Nico)

• Petites réparations sur le bâtiment

Bi-mensuelles

• Mardi

  • AM : Réunion d’équipe

• Réunion de coordination ?

Mensuelles

• VGP BES et tenue du registre de sécurité

• Réunion mensuelle d’activités

• Relevés de compteurs de gaz et électricité pour refacturation (Restaurant & Accueil CTS)

  • Gaz

    • Chauffages radiants (consommation théorique : ? / jour)

    • Gaz restauration

  • Électricité

    • Chauffage panneaux (voir compteur TGBT)

• Embauches de personnel / planning

• Démontage scénique clean : 1,5 jour

Trimestrielles

• VGP

Semestrielles

• VGP

• Entretiens des espaces verts : Loic (Cha) et Olivier – (Avril et Septembre)

Annuelles

• VGP

Trisannuelles

• Commission de sécurité

ASSISTANAT DIRECTION TECHNIQUE

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Ludivine REMY - ludivine-remy@la-grainerie.net

Missions

Cadre général

Tâches & missions courantes

Urgentes

• 
  

Générales

Quotidiennes

Hebdomadaires

REGIE PRINCIPALE

Nicolas LAMPIN - nicolas-lampin@la-grainerie.net

Missions

• Maintenance des matériels techniques, suivi des consommables (achats)
• Accueil des cies en résidence ou diffusion :
  • installations techniques liées aux besoins des cies
  • préparation en amont avec étude des fiches techniques
  • adaptation en fonction des demandes
• Participation aux montages & démontages des spectacles accueillis
• Petite maintenance du bâtiment, petits travaux (changement serrures, peinture, enduit…) en soutien du DT
• Participation au service de sécurité incendie et d’assistance à personnes & participation commission de sécurité
• Participation au service de secours
• Gestion du parc de matériel technique et scénique et suivi des demandes de prêts de matériel (en lien avec Maylis)
• Suivi des vérifications du matériel d’accroche
• Coordination des équipes techniques intermittentes :
  • organisation des montages et démontages
  • transmission des fiches techniques
• Participation à la validation des besoins techniques en lien avec la direction technique
• Organisation du parc de matériel, rangement, et suivi des besoins en consommables
• Encadrement de stagiaires techniques (régie)

FONCTIONNEMENT GENERAL

Objectifs généraux

• Mettre en conformité l’ensemble des locaux et installations ; accompagner les équipes vers de nouvelles compétences
• Garantir un accueil technique qualitatif, propice à la création et conforme à la labellisation du lieu
• Réglementer l’usage des locaux et formaliser les processus de programmation d’activités pour alléger la charge de travail des équipes

Missions générales

Mise en place d’un planning mensuel (DT)

Régie générale et prépa (DT) + délégations ponctuelles

• Allers-retours avec Nicolas pour validation de faisabilité technique

• Validation sécu et planning (DT)

• Embauche (DT)

• Mise en place d’une « fiche technique normalisée » pour chaque prod (DT)

Montage / Démontage (Nicolas) + validation (DT)

Accroches salle CREA / DIFF + Salle d’entraînement (Nicolas)

Mise à disposition de matériel et suivi de stock : Suivi (Nicolas) + validation (DT)

• Prépa & retour (Nicolas)

• Prioriser la filière cirque

• Pas de sortie de matériel LED (hors Caméo & 613) → plutôt matériel amorti

• Mise en place outil commun de génération de bon de sortie systématique (DT + Nicolas)

• Réfléchir à une évolution tarifaire incluant le temps passé et les coûts de réparation (DT)

Suivi de stock consommables

• Suivi (Nicolas) + pilotage & gestion budgétaire (DT)

Maintenance & entretien

• Gestion (DT)

• Mettre en place un outil de suivi (DT)

• Organiser les temps de maintenance en amont (DT)

Accueil en salle d’entraînement (Nicolas + collège des adhérent··es + DT en dernier recours)

• 15 min de présentation pour les nouvelleaux adhérent·e·s → assez rare

• Besoin de plus de cadre et règles communes

  • remontée de l’information

  • application des règles

• Mettre en place des créneaux de réservation

• Réfléchir aux modes de communication → pertes d’infos

• Quid des PSC1 ou SST en salle d’entraînement → former l’ensemble des membres de l’équipe ?

Problématiques & propositions

• Absence de visibilité, manque d’information (résidence & accueil)

  • Revoir l’annexe technique

• Sollicitations de dernière minute (baby-sitting mal cadré)

  • Cadrer les temps d’intervention

  • Déterminer le cadre de l’autonomie

• Dépannages et MAD en WE

• Manque de temps de démontage (accueil en diff & résidences)

• manque de cadre pour les compagnies en « autonomie »

• Participation à Avignon → hors cadre

INFORMATIQUE

PROBLEMATIQUES

• Coupure internet

  • Problème de fibre : peu probable → À vérifier en installant un outil de monitoring

  • Problème de config réseau : probable

  • Problème de câblage : probable → croisement de courants forts et faibles

  • Problème de connectique : probable

• Réseau wifi instable sur la mezzanine bureaux

• Pas d’internet aux hébergements → prévoir de tirer 100m + 25m RJ45

• Partage de fichier instable (voir changement vers solution plus adaptée Syncthing + Filestash + Borg)

• Outils dupliqués & sources d’informations multiples et non exhaustives

• Absence de politique RGPD → à régler urgemment