FORMATION AVANCEE
- QUI EST MARTY ?
- LES CHAMPS SPECIAUX AVANCES
- CREER UN TEMPLATE D'ACTIVITES
- CREER UN FORMULAIRE
- TRANSFERER AUTOMATIQUEMENT LES FICHIERS BASEROW VERS LES DP
- GENERER UN OU PLUSIEURS DOCUMENTS A PARTIR D'UNE OU PLUSIEURS MATRICES
QUI EST MARTY ?
Marty est le petit robot qui effectue toutes les tâches automatisées sur les différentes tables. Il n’a pas vraiment de visage, mais il fait plein de choses !
LES CHAMPS SPECIAUX AVANCES
Formule
Pour la question des champs spéciaux Formule, il existe des tutos très intéressants déjà rédigés par Baserow que vous trouverez ci-joint (en anglais) :
https://baserow.io/blog/20-essential-baserow-formula-functions
https://baserow.io/docs/tutorials%2Funderstanding-baserow-formulas
CREER UN TEMPLATE D'ACTIVITES
En cours de rédaction
Formation vidéo
Guide rédigé
CREER UN FORMULAIRE
Formation vidéo
Guide rédigé
Toute table peut être transformée en formulaire. Chacune des colonnes deviendra un champ du formulaire.
TRANSFERER AUTOMATIQUEMENT LES FICHIERS BASEROW VERS LES DP
A mettre à jour
Formation vidéo
Guide rédigé
Pour permettre le transfert automatique des documents déposés dans les champs fichier, il faudra que votre table contienne :
- un champ intitulé DOSSIERS PARTAGES généralement de type formule pour créer un nom dynamique
- un champ intitulé MISE A JOUR AUTO ? de type booléen qui déclenchera la synchronisation
- que l'action automatisée Déplace les fichiers vers les DP (webhook) soit activée (voir avec un administrateur)
GENERER UN OU PLUSIEURS DOCUMENTS A PARTIR D'UNE OU PLUSIEURS MATRICES
A mettre à jour
Une fois configuré, les documents sont mis à jour automatiquement à chaque modification.
Configuration de la table
Pour pouvoir générer des documents, une table doit contenir :
| Un champ de type Booléan intitulé MISE A JOUR AUTO ? | Celui-ci permet d'activer la génération automatique des documents ou de la désactiver |
| Un champ intitulé MATRICES |
Celui-ci doit être de type Lien vers une table |
| Un champ intitulé DOSSIERS PARTAGES qui doit contenir l'emplacement de destination du document |
Celui-ci peut être de type Texte, mais de préférence de type formule afin de rendre le dossier dynamique Exemple:
Ce qui va générer un répertoire sous ce format
TECHNIQUE/2024/PRETS/2024-05-13 L'AGIT/ |
| Un champ intitulé NOM GENERIQUE qui doit contenir le nom du document généré |
Celui-ci peut être de type Texte, mais de préférence de type formule afin de rendre le nom du document dynamique
Exemple:
Si plusieurs fichiers doivent être générés, la formule doit retourner une liste de nom séparés par des points virgules.
Ce qui permet de créer plusieurs fichiers sous ce format
CONTRAT FINANCIER - TEST CONTRAT BLABLA - TEST |
| Un champ de type Champs rapporté intitulé Template pointant vers le champs MATRICE de la table MATRICE |
Ce champ doit contenir les fichiers matrice DOCX, ou XLSX . |
Ajout de l'automatisation
Création de la matrice (template)
Après activation de l'automatisation (Webhook), un fichier schema-table-{identifiant de votre table}.json aura été généré dans le dossier 0-LIAISON/TEMPLATES
On y trouve tous les champs disponibles pour la matrice. Afin de le visualiser correctement, ouvrez le avec votre navigateur internent (Firefox, Chrome, Brave...)
Dans votre document, vous devez insérer des balises
- entre accolades {}
- contenant le nom du champ en majuscule précédée de d.
- les espaces sont remplacées par des espaces
- les caractères spéciaux sont supprimés
{d.NOM_DE_MON_CHAMP}
Certains champs contenant plusieurs valeurs sont transformés en listes qui peuvent permettre de générer des tableaux.
{d.NOM_DE_MON_CHAMP_LISTE}
A voir :
- la documentation des matrices https://carbone.io/documentation.html
- un exemple concret https://files.grainerie.netlib.re/s/L6RbFyX
Test de la matrice
Vous pouvez tester votre matrice à cette adresse : https://url.grainerie.netlib.re/s/matrice-baserow